在雷射與噴墨印表機問世之前，撞擊式印表機只能印標準、整齊劃一的文字，字體大小與字型也缺乏變化。現在，印表機可以處理複雜的文件，圖片、圖表、表格、多頁框、以及多國語言等等，通通可以在同一頁中呈現出來。當然，這麼複雜的東西，一定要有一個共通的表達方式。這也正是「頁面描述語言（PDL，page description language）」 — 一種專業的文件格式語言 — 的設計理念，用來讓電腦跟印表機溝通。
多年來，印表機製造商各自推出專屬的文件格式語言。然而，這些語言只在同一廠牌的印表機中通用。舉例來說，如果您把一份文件用某種 PDL 語言轉成檔案，再交給印刷廠，印刷廠無法保證列印成果為何。文件的可攜程度，就有了問題。
全錄（Xerox）®為旗下的所有印表機，發展了 Interpress™ 通訊協定；但卻沒有讓整個業界所接受。Inrerpress 的兩位原始設計師後來離開了全錄，創辦了 Adobe®，吸引了無數數位圖像與文件的專家。Adobe 推出了廣為人所接受的 PDL 語言：PostScript™。PostScript 使用了標示語言（markup language）來描述文字格式與圖形的組成，再交由印表機列印。同一時間，惠普（Hewlett-Packard）®公司發展了「印表機控制語言（PCL，Printer Control Language）™」，用在旗下市佔率頗高的雷射與噴墨印表機上。目前 PostScript 與 PCL 都是廣為人們所採用的頁面描述語言，大多數印表機製造商都支援。
PDL 的基本概念跟電腦程式語言是一樣的。當文件要列印時，電腦或工作站會將影像、印刷資訊、文件配置等等視為物件，轉為指令讓印表機執行。接下來印表機會將這些物件翻譯為「掃描線（rasters）」，這一條條的掃描線最後會組成完整的文件印出。這過程稱為「掃描線影像處理（RIP，Raster Image Processing）」，能讓整份文件看起來更具一致性，即使使用不同印表機，成品也幾乎看不出任何差異。PDL 的可攜性高，也可放大縮小成不同尺寸。
要為企業選擇一台正確的印表機，要先弄清楚不同部門間，到底有什麼不同的需求。大部分部門使用的文書處理或其他軟體，都支援 PostScript。然而，如果公司的圖形部門需要 PCL 或其他特殊格式的印表機，那您也得列入考量。